新しい道具を入れる日に、やめるものも一つ決める

予約はアプリ、連絡は公式LINE、売上はノート、ちょっとした文章はAIに相談。気がつけば、毎日開くものがずいぶん増えています。

どれも入れたときには理由がありました。楽になるはずだった。それなのに、一日の終わりの疲れ方はあまり変わらない。確認する場所が増えたぶん、少し重くなった気さえする。

私も、まったく同じ道をたどっています。

足すたびに、古いやり方が残っていく

新しい道具を入れるときに考えるのは、何ができるようになるか、のほうです。その道具が来たことで何をやめるのかは、あまり決めません。決めないまま使い始めるので、古いやり方も手元に残ります。

最近の私の例です。仕事でAIの道具を二つ使い分けるようになって、それぞれに同じ決まりごとを書いて渡していました。口調はこう、これは書かない、といった約束です。しばらくして片方だけ直したら、もう片方は古いまま。気づいたときには、二つの道具が少しずつ違うことを言っていました。

直し方は単純でした。決まりごとの本文を一か所にまとめて、もう片方には「あっちを見て」とだけ書く。書く場所を減らしたら、直し忘れも減りました。

道具が続かない理由は、使い方の難しさより、こういう重なりにあることが多い気がします。新しいほうが悪いわけではないんです。古いほうをやめる日を、決めていなかっただけで。

今日からできる最初の一歩

③の日付までは、両方使って構いません。日付が来たら、古いほうは捨てずに、目につかない場所へしまうだけにしておきます。戻りたくなったら戻れる。そのくらいの手放し方のほうが、日付は決めやすいはずです。

④は、自分では当たり前すぎて見えない重なりを拾ってもらうためです。一覧を眺めると、同じことを二か所に書いている仕事が、たいてい一つか二つは出てきます。

• ① 仕事で使っているものを、紙もアプリも区別せずに全部書き出す。壁のカレンダーやホワイトボードも入れる
• ② 次に入れたい道具を一つ選び、それが引き受ける仕事を一文で書く。「予約の受付」「売上の記録」くらいで十分です
• ③ その仕事をいま担っているものを①から探して、横に「◯月◯日から使わない」と日付を入れる
• ④ 書き出した一覧をAIに渡して、「役目が重なっていそうなものはどれか」と聞いてみる

入り口の先へ

何をやめて何を残すかは、お店ごとに違います。紙のほうが早い仕事もあるし、スタッフが毎日見る場所なら、変えないほうがいいこともある。一覧ができても、どこから手をつけるかで迷うのは普通のことです。

20分の無料AI診断では、その一覧を一緒に見ながら、足すより先に減らせるところを探しています。書き出しが途中のままでも大丈夫です。