問い合わせ返信、毎回打ち直していませんか

施術の合間にスマホが鳴って、LINEを開くと「駐車場はありますか」。少し前にも同じような質問が来ていたはずなのに、毎回一から文章を打っていました。丁寧に返そうとするほど、考える時間がかかる。気づけば5分、10分と過ぎていて、次のお客様が待っている、なんてこともありました。

私も何年もそうしていました。「毎回きちんと書かなきゃ」という思い込みが、実はいちばん時間を食っていたんだと思います。

同じ質問には、同じ言葉で返していいはずです

問い合わせの中身を振り返ると、実はほとんどが同じ数種類の質問だったりします。駐車場、営業時間、初めての人が持ってくるもの——お店によって違いますが、だいたい3つか4つに収まるのが普通です。

それなのに、私たちはその都度「今日はどう書こうか」と一から考えてしまう。ここをAIに任せると、丁寧さはそのままに、考える時間だけがごっそり減ります。テンプレそのものを固定するのではなく、テンプレの「たたき台」をAIに作らせておく、というやり方です。

最初の一歩

毎回まったく同じ文をコピペすると、お客様によっては機械的に見えてしまうこともあります。語尾を少し変える、絵文字を足す、といった一手間だけ自分でやれば十分です。考える部分と、仕上げる部分を分けるのがコツだと思います。

• ① 直近1〜2週間の問い合わせを見返し、よく来る質問を3つ書き出す
• ② その1つずつについて、AIに「この質問への返信文を、丁寧だけど堅すぎない感じで作って」と頼む
• ③ 出てきた文章を、自分がふだん話す言葉に少しだけ直してメモに保存する
• ④ 実際に使うときは、日付や相手の名前など変わる部分だけ書き換える

入り口の先へ

LINE公式なのか、HPBのメッセージなのか、Instagramのdmなのか——お店によって使っている場所は違いますし、よく来る質問の中身も業種によってさまざまです。テンプレをどこに保存して、どう呼び出すかも、店ごとにやりやすい形が変わってきます。

20分の無料AI診断では、いま実際に来ている問い合わせを見せてもらいながら、あなたのお店に合う「返信の仕組み」を一緒に整理しています。