「どこに書いたっけ」を無くす、置き場の決め方

レジ横に置いた小さなノート。スマホのメモ帳。パソコンのExcel。それに、冷蔵庫に貼った付箋。どれも自分で書いたものなのに、いざ「先月あの業者さんに頼んだ数量って、いくつだったかな」と思い出そうとすると、まずどこを開けばいいのかが分からない。ノートをめくって、メモを検索して、それでも出てこなくて、結局もう一度電話で聞く。

私も長いことこれをやっていました。書き留めること自体はちゃんとやっているんです。真面目に、その場で。ただ、書いた先がそのつど違った。手が空いていればノート、接客中ならスマホ、パソコンの前ならExcel。書く場所を「そのとき近かったもの」で決めていました。

探しものにかかる時間は、一回ずつは短いんですよね。二、三分。だから困っている実感が湧かない。それが週に何度もあると、月で見たときにはけっこうな量になっています。

道具が多いからではなく、行き先が決まっていないから

この状態を「ノートとExcelを一つにまとめれば解決する」と考えると、たいてい途中で挫折します。全部をひとつのアプリに移そうとすると移行作業が重すぎて、忙しい週が来た瞬間に元のノートが復活するからです。私も何度か失敗しました。

本当に困っているのは、道具の数ではありません。「この種類の情報は、ここに書く」という行き先が決まっていないことです。行き先さえ決まっていれば、道具が二つ三つあっても探しものはほとんど起きません。逆に、道具をひとつにしても、その中でページがバラバラなら同じことが起こります。

だから最初にやることは、道具選びではなく仕分けです。お店の情報を種類でざっくり分けて、それぞれの行き先を決める。ここが決まると、AIに手伝ってもらえる場面もはっきり見えてきます。あちこちに散ったメモをきれいに文章へ整えるのは、AIが得意なことのひとつなので。

今日からできる最初の一歩

④まで終えると、翌日から迷う回数がすっと減ります。それでもたまに間違った場所に書いてしまう。そのときは、後で正しい場所へ移せば十分です。完璧に運用しようとしないほうが長持ちします。

• ① いま情報を書いている場所を、思いつくままに全部書き出す。ノート、スマホのメモ、Excel、付箋、レシートの裏まで含めて
• ② 書いている内容を、ざっくり三種類くらいに分ける。「あとで見返すもの（仕入れや業者の記録）」「その日限りのもの（買い物メモ）」「お店の資産になるもの（レシピや手順）」といった具合に
• ③ 種類ごとに行き先をひとつだけ決める。ここでは新しいアプリを入れなくて大丈夫です。いま一番よく開いているものを行き先にしたほうが、続きます
• ④ 決めた行き先を、紙に書いてレジ横に貼る。頭の中だけで決めたルールは、忙しい日にいちばん先に消えます

入り口の先へ

行き先が決まると、次に見えてくるのは「書き写す手間」のほうです。ノートに書いたものをパソコンへ打ち直す作業。ここから先は、写真を撮るだけで文字にする、話した内容をそのまま記録にする、といったやり方に置き換えられる場面が出てきます。私自身、以前は月に二、三時間かけていた作業が、いまは写真を撮るだけになりました。

とはいえ、どこから仕組みにするのが得かは、業種によっても、お店の忙しい時間帯によっても変わります。60分のAI活用診断では、いま使っているノートやExcelをそのまま見せてもらいながら、無理のない順番を一緒に決めています。仕分けの途中で止まっている状態でも大丈夫です。