お客様への連絡文を、季節ごとに一から書いている

十月も半ばを過ぎると、そろそろ考え始めるんです。年末年始のお休み、お客様にどう伝えよう。LINEで送る文、店の入口に貼る紙、予約サイトのお知らせ欄。

で、スマホのメモを開いて、一行目から書き始める。「いつもありがとうございます」のあとが続かない。去年はなんて書いたっけ。トーク画面をさかのぼって探すけれど、見つからない。結局また一から考えて、送るころには夜です。

私も整体院で、毎年これをやっていました。お休みのお知らせなんて、毎年ほとんど同じ中身のはずなのに。

書き直しているのは、ほとんど同じ文

お休みのお知らせで、毎年変わるのはどこか。日付と曜日、それに季節のひと言くらいです。休みの理由、予約の受け方、休み明けの案内。残りの大半は、去年とそう変わりません。

それなのに毎回書き直してしまうのは、去年の文が「送ったまま」になっているからだと思います。LINEの配信履歴やメールの送信済みに埋もれて、取り出せる場所にない。ないものは使えないので、白紙から書くことになる。

もう一つあります。送ったあとに「休み明けはいつから予約できますか」と何度か聞かれた。その経験も、文と一緒に消えてしまう。次の年、同じ質問がまた来ます。

ひな形というと、きちんとした定型文を作るイメージがあるかもしれません。最初はそこまで要らないんです。去年送った文を一か所に残して、変わる所に印をつける。それだけで、来年の自分は白紙から始めずに済みます。

今日からできる最初の一歩

④がひな形を育てる部分です。毎回少しずつ、聞かれる前に答えている文に近づいていく。一年まわすと、かなり手のかからない文になっているはずです。

ここまでできていれば、AIの出番も変わります。白紙から「お休みのお知らせを書いて」と頼むより、去年の文と聞かれたことのメモを渡して「今年の日付に直して、聞かれたことへの答えも入れて」と頼むほうが、うちの店らしい文が返ってきます。お客様のお名前や電話番号は入れずに渡してください。

• ① 最近お客様に送った連絡文を、ひとつだけ探し出す。お休みのお知らせ、季節のご案内、予約のお願い。どれでもかまいません
• ② それをメモ帳に貼り、「連絡文ひな形」という置き場を一つ作る。用途ごとに見出しを分けておくと、あとで探しやすくなります
• ③ 毎回変わる所（日付・曜日・季節のひと言など）を【　】で囲んでおく。囲まれていない所は、次も使い回せる部分です
• ④ 送ったあとに聞かれたことがあれば、その文の下に一行メモしておく。次に送るとき、本文に答えを足せます

入り口の先へ

どの連絡をひな形にするか、どこに置けば迷わないかは、お店ごとに違います。お客様とやりとりする道具がLINEなのか、メールなのか、紙なのかでも変わってきます。

一宮AIラボの20分の無料AI診断では、毎回一から書いている文を一緒に洗い出して、ひな形にできるものから順に並べるところまでご一緒しています。まずは今日、去年の連絡文をひとつ探すところから試してみてください。