月に一度の仕事ほど、毎回やり方を忘れている

月に一度の振込。年に一度の更新手続き。季節の変わり目にだけ触る、予約画面の営業時間の設定。いざやろうとして画面を開くと、手が止まります。前回、どこから入ったんだっけ。

あちこち押してみて、去年のメールを掘り返して、しばらくかけてようやく思い出す。終わったころには「次は覚えておこう」と思うんです。で、次の月にまた同じ画面の前で止まっている。

私もよくやります。月に一度の作業なのに、毎回、前回の自分を探すところから始まる。

忘れるのは、覚えが悪いからではない

毎日やる仕事は、考えなくても手が動きます。月に一度の仕事は、体が覚える前に次の一か月が空く。忘れるほうが普通なんだと思います。

それなのに、たまにしか来ない仕事ほど、どこにも書いていない。毎日の仕事には貼り紙やチェック表があるのに、です。たまにだから書くほどでもない、と後回しになる。

かといって手順書を作ろうとすると、今度は重くなります。最初から最後まできれいに書こうとして、書きかけのまま終わるのが目に見えています。

全部は要りません。作業の大半は、画面を見れば思い出せます。思い出せないのは毎回同じ、二つか三つの場所だけです。どこから入るか。どの番号を見るか。最後に何を保存するか。そこだけ残っていれば、来月の自分は止まらずに済みます。

書くタイミングも決まっています。終わった直後です。迷った場所を一番よく覚えているのは、迷ったばかりの今の自分なので。

今日からできる最初の一歩

置き場所が、いちばん大事かもしれません。よくできたメモも、探さないと出てこないなら、また去年のメールを掘ることになります。

次にその仕事をやるときは、一枚を見ながら進めて、また迷った所があれば書き足す。二、三回まわすころには、止まらなくなっているはずです。

• ① 月に一度か、それより間が空く仕事を、思いつくだけ紙に書き出す。振込、更新、棚卸し、季節の設定変更など
• ② その中で次に来る仕事をひとつ選び、やり終えた直後に五分だけ取る。「今日つまずいた所」を、箇条書きで三つまで書く
• ③ その走り書きをAIに渡して、「一か月後の自分が読みます。作業の順番に並べ直して、紙一枚に収まる長さにしてください」と頼む。暗証番号や口座の番号は入れずに渡します
• ④ できた一枚を、その仕事を始める場所に置く。パソコンでやるなら画面の横、紙でやるならその書類のファイルの一枚目です

入り口の先へ

ここから先は、お店ごとに違います。たまにしか来ない仕事が何なのかも、それを誰がやるのかも違う。中には、そもそも人が思い出さなくていい形にできる仕事も混ざっています。

一宮AIラボの20分の無料AI診断では、こうした「たまにしか来ない仕事」を一緒に書き出して、一枚で足りるものと、仕組みに任せられそうなものを分けるところまでやっています。まずは次に来る月一の仕事で、終わった直後の五分を試してみてください。