業務連絡が、雑談のLINEに流されていく

明日のシフトが変わったので、スタッフのLINEグループに送った。ところが当日、「え、聞いてないです」と言われる。画面をさかのぼると、たしかに送ってあります。そのあとに「お疲れさまでした」とスタンプと、昨日のまかないの写真が続いていて、連絡はずっと上に流れていました。

読んでいない人が悪い、と言いたくなる場面です。正直なところ、自分が逆の立場でも見落とすと思います。

仲のいい職場ほど、こうなりやすい。雑談が弾むのは、本当はいいことのはずなんです。

混ざっているのは、連絡の「種類」

ひとつのグループに流れているものを分けてみると、だいたい三つあります。読んだら終わりの雑談。あとでもう一度見返す連絡。そして、誰かの返事が要る相談です。

困るのは二つ目と三つ目です。シフトの変更や、備品の置き場所が変わった話は、その日ではなく数日後に「あれ、どうだっけ」と探されます。探すときに雑談の山をかき分けることになるので、見つからないし、探すのも面倒になる。結局、本人に直接聞くことになります。

つまり足りないのは注意力ではなく、置き場です。流れていく場所と、残しておく場所。この二つが分かれているだけで、同じ連絡でも届き方が変わります。新しいアプリを入れる話ではありません。今使っているものの中で、置き場をひとつ足すだけです。

今日からできる最初の一歩

いきなり「雑談は別のグループで」と決めると、せっかくの空気が冷えてしまいます。雑談はそのままにして、残したい連絡のほうを避難させる。この順番のほうが、続きやすいはずです。

• ① この一週間で自分が送った業務連絡を、思い出せるだけ紙に書き出す。「シフト変更」「発注のお願い」くらいの短い言葉で構いません
• ② その書き出しをAIに渡して、「あとで見返すもの」「返事が要るもの」「読んだら終わりのもの」に分けてもらう。スタッフの名前やお客さんの話は入れずに渡します
• ③ 「あとで見返すもの」だけを置く場所を、ひとつ決める。グループのノート機能でも、休憩室の壁の紙でも大丈夫です
• ④ 次に連絡を送るとき、一行目に【連絡】と付けてみる。まずは自分ひとりで一週間だけ

入り口の先へ

ここから先は、お店ごとに違います。スタッフの人数も、連絡の多い時間帯も、スマホを見られるタイミングも違うので、置き場の正解はひとつではありません。

一宮AIラボの20分の無料AI診断では、今どんな連絡がどこに流れているかを一緒に眺めて、「これだけは別の場所に置く」というところまで、その場で決めています。まずはこの一週間の連絡を、紙に書き出してみてください。