備品の発注を、切れてから思い出している
書いた人: 服部健太（一宮ではかぜ整体院を経営）
レジのロール紙に、赤い線が出てくる。替えを取りに棚を開けたら、箱が空でした。そういえば先月、これが最後だなと思った記憶はある。思っただけで、頼んではいなかった。
備品の発注は、たいてい誰かの頭の中で回っています。洗剤、ごみ袋、コピー用紙、プリンターのインク。そろそろかな、と感じた人が頼む。感じる人がいなかった月は、切れてから気づきます。
私もずっと、無くなりかけてから慌てる側でした。近くの店に走って、いつもより高いものを少しだけ買って帰る。あれ、地味にこたえます。
覚えておく仕事は、忙しい日ほど抜ける
発注そのものは、数分で終わる仕事です。難しいのはその手前の「そろそろだと気づく」のほうで、ここだけが記憶に頼っています。
記憶に頼る仕事は、暇な日にはうまく回ります。棚を眺める余裕があるからです。忙しい日は棚を見ない。そして備品がよく減るのは、忙しい日です。一番減る日に、一番気づけない。切れるのが決まって混んでいる日なのは、偶然ではないと思います。
なので、気をつけよう、と決めても続きません。覚えておく人を決めても、その人が休めば同じことが起きる。
変えるのは、気づく役目を誰が持つかです。人が思い出すのをやめて、物のほうから知らせてもらう。最後の一箱に手をかけた瞬間に、頼む時期だと分かるようにしておけば、記憶は要らなくなります。
今日からできる最初の一歩
③だけでも、だいぶ変わるはずです。貼り紙は発注する人に向けたものではなくて、たまたま最後の箱を開けた人に向けたもの。誰が開けても同じように気づける、というのが肝です。
- ① 切れて困ったことのある備品を、思いつくまま書き出す。全部の備品でなくていいです。困った記憶があるものだけで足ります
- ② それぞれについて、頼んでから届くまでの日数を横に書く。翌日に届くものと一週間かかるものでは、動き出す時期が違います
- ③ 最後の一箱や最後の一袋に、「これを開けたら発注」と書いた紙を貼っておく。開けた人が、その場で気づける形にします
- ④ AIを使うなら、①と②のメモを写真に撮って渡し「頼む先ごとに並べ直して、一枚の表にして」と頼む。棚の内側に貼る一覧の下ごしらえを任せます
入り口の先へ
ここから先は、お店ごとに違います。備品の種類が多い店、頼む先がばらばらな店、スタッフが日替わりの店。どこで気づいて、誰に伝わって、誰が頼むのか。その流れの切れている場所が、店によって変わってきます。
一宮AIラボの20分の無料AI診断では、いま発注がどう回っているかを聞きながら、思い出さなくて済む形を一緒に探しています。まずは今日、棚にある最後の一箱に紙を貼るところから試してみてください。