月末にまとめてやる仕事が、月末に終わらない

経費の整理、売上の集計、書きかけのお知らせ。「これは月末にまとめてやろう」と決めて、いったん頭から外す。外した瞬間は、少し楽になります。

そして月末が来る。いつもどおり店は開いていて、夕方には予約が入り、閉めたあとは疲れている。机の上には一か月ぶんの紙と、一か月ぶんの「あれ何だっけ」が積まれています。今夜は無理だな、と思って翌月に持ち越す。

以前運営していた飲食店で、私も領収書を月末にまとめる派でした。月末の夜に箱を開けて、後悔する。毎月そうでした。

重いのは、まとめる作業ではなく思い出す作業

まとめてやる、という考え方は間違っていないと思います。似た作業を一度に片づけたほうが早いのは本当です。

月末が重くなるのは、そこに「思い出す」が混ざるからです。このレシートは何を買ったときのものか。この日の売上が少ないのはなぜか。一か月前のことを思い出しながら手を動かすので、作業そのものより考える時間のほうが長くなる。

しかも月末は、ほかの締め切りも重なる日です。一番疲れている日に、一番頭を使う作業を置いている。終わらなくて当然の組み合わせでした。

なので、まとめる日はそのままでいい。その日までに「思い出さなくて済む状態」を、ほんの少しずつ作っておく。直すのはこちらです。

今日からできる最初の一歩

①だけでも、やってみる価値があります。書き出すと、実は月末でなくてもいい仕事が混ざっていることが多いです。

• ① 「月末にやる」と決めている仕事を、紙に全部書き出す。頭の中だけにあると、どれが重いのか比べられません
• ② それぞれを、その日のうちに済む部分と、月末にしかできない部分に分ける。レシートを置き場に入れる、写真を撮る、一言メモを残す、は前者です
• ③ その日のうちに済む部分だけ、閉店後の片づけの流れに入れる。レジを締めるついで、くらいの位置が続きます
• ④ AIを使うなら、月末にメモの束をまとめて渡して「日付順に並べて、分からない所に印をつけて」と頼む。整理の下ごしらえを任せて、判断は自分でやります

入り口の先へ

ここから先は、お店ごとに違います。紙が多いのか、入力が多いのか、確認が多いのかで、日々に回すものも、仕組みにしてしまえるものも変わってきます。

一宮AIラボの20分の無料AI診断では、月末に何をしているかを順番に聞きながら、毎日に回せる部分を一緒に探しています。まずは今夜、①の書き出しだけ試してみてください。