長い資料は、全部要約させる前に聞くことを決める
書いた人: 服部健太（一宮ではかぜ整体院を経営）
郵便受けに組合からの封筒が入っている。開けると、細かい字がびっしりの冊子。補助金の募集要項もそうですし、新しく入れた機械の説明書もそうです。読まなきゃいけないのは分かっていて、机の端に置いたまま一週間たつ。
最近は、こういうものをAIに渡して「要約して」と頼む方が増えました。数十ページが、数秒で数行になる。便利です。
ただ、読み終わったあとに「で、うちは何をすればいいんだっけ」となることがある。要約はきれいなのに、自分の用事に一行も触れていない。私も最初はこれでした。
要約は、書いた人の目次をなぞる
AIに全部の要約を頼むと、たいていは資料の順番どおりに、大事そうなところを短くして返してきます。書いた側が並べた順番です。
読む側が知りたいのは、もっと狭いことですよね。締め切りはいつか。うちの店は対象に入るのか。何を用意すればいいのか。そこは資料のあちこちに散らばっていて、要約の段階で「細かいところ」として落とされやすい。
だから順番を逆にします。先に自分の問いを決めて、それだけを聞く。要約は、そのあとで足りなければ頼めば十分です。
今日からできる最初の一歩
③と④が大事です。AIは、それらしい答えを埋めてしまうことがあります。締め切りや条件のように間違えると困るところは、最後は元の資料で確かめてください。確かめる場所が分かっていれば、分厚い冊子を頭から読むよりずっと早く終わります。
契約書のように、お客様や取引先の名前が入った資料は、その部分を消してから渡すほうが安心です。
- ① 資料を開く前に、知りたいことを紙に三つだけ書く。「いつまでに」「うちは当てはまるか」「何を出すか」あたりが多いはずです
- ② AIには「要約して」ではなく、その三つをそのまま質問として渡す
- ③ 答えには「資料のどこに書いてあったか」も添えてもらう。ページや見出しが分かれば、そこだけ自分の目で読めます
- ④ 資料に書いていないことは「書いていない」と答えてもらうよう、最初にひとこと頼んでおく
入り口の先へ
ここから先は、お店ごとに違ってきます。毎月届く通知を読むのか、年に一度の申請書類を読むのかで、聞くことも確かめ方も変わる。どの資料ならAIに渡していいか、その線引きもお店によって違います。
一宮AIラボの20分の無料AI診断では、机の端にたまっている資料を一つ見せてもらいながら、最初に聞くことを一緒に決めています。まずは一冊、読み終わるところまでやってみましょう。