見積書と請求書で、同じことを二度打っている

仕事が終わって、請求書を作る。宛名を打って、品目を打って、数量と単価を打つ。打ちながら、どこかで見た画面だなと思う。見積書を出したときに、ほとんど同じものを打っているんですよね。

見積書のファイルはどこかにあるはずです。探すより打ったほうが早い気がして、結局また一から打つ。月末にこれが何件も重なると、夜がまるごと消えます。

しかも、間違いが起きるのはたいてい二度目のほうです。単価の桁、品目の名前の揺れ、宛名の「様」と「御中」。見積と請求で中身がずれていて、お客様から問い合わせをもらって気づく。あれは冷や汗が出ます。

書類が二枚あるのではなく、元が二つある

見積書と請求書は、別々の書類に見えます。中身の大半は同じです。違うのは日付と、途中で増えたり減ったりした品目くらい。

それなのに二度打ってしまうのは、どちらも「一から作る書類」として扱っているからだと思います。元になる情報が見積書の中と請求書の中に一つずつあって、つながっていない。私も以前運営していた飲食店で、紙から紙への書き写しを何年も続けていました。書き写しは、慣れるほど疑わなくなります。

直すところは、打つ速さではありません。打つ場所を一つにすることです。最初に打ったものを、あとは流用するだけにする。そうすれば、二度目の打ち間違いもそもそも起きません。

今日からできる最初の一歩

②の表ができると、見積も請求も、選んで数を入れるだけに近づきます。最初の一枚を作るのが一番面倒なところなので、今月よく出た品目だけで構いません。

• ① 最近出した見積書と請求書を一組、並べてみる。二度打っている欄に印をつけると、思ったより多いはずです
• ② よく使う品目と単価を、一枚の表にまとめる。品目の名前はここで一つに決めて、表記の揺れをなくします
• ③ 請求書は、見積書を複製して作る順番に変える。いま使っている請求書ソフトに「見積から請求へ」の機能がないか探してみてください。意外と付いています
• ④ 手書きや電話のメモから見積を起こすときは、AIに「このメモを品目表の言葉にそろえて並べ直して」と頼む。お客様の名前や連絡先は入れずに、品目と数量だけ渡します

入り口の先へ

ここから先は、お店によって形が変わります。工事や修理のように途中で中身が変わる仕事もあれば、毎月ほぼ同じ請求を繰り返す仕事もある。つなげ方も、ソフトの機能で足りるのか、表を一つ用意すれば済むのか、そこで違ってきます。

一宮AIラボの20分の無料AI診断では、実際の見積書と請求書を見せてもらいながら、どこで二度打っているかを一緒に探しています。新しく何かを入れる前に、いまの道具で減らせる分から見ていきます。